Soumis par TerNumDocs le lun 25/02/2019 - 14:52

Etes-vous concernés ?

Si vous êtes utilisateur du service e-actes, vous êtes concernés par cette procédure.

En effet, dans le cadre de la mise en place de sa nouvelle plateforme le 1er novembre 2019, Ternum BFC remplacera le service e-actes par de nouveaux services.

 

Quel service répond à votre besoin ?

  • Si vous utilisiez e-actes pour la télétransmission au contrôle de légalité, vous devrez migrer vers le service S2low.
  • Si vous utilisiez e-actes pour la télétransmission au contrôle de légalité et l'envoi des convocations aux instances, le service S2low vous permettra désormais de télétransmettre, tandis que Pastll vous permettra de gérer les convocations
  • Enfin, si vous étiez utilisateur du module d'élaboration des projets d'actes, le service webActes vous sera proposé à partir de septembre 2019.

 

Comment migrer ?

Démarches administratives

La transmission au contrôle de légalité fait l'objet d'une convention passée entre votre collectivité et votre Préfecture. Cette convention indique notamment le dispositif de télétransmission que vous utilisez.

Passer de e-actes à S2low nécessite un changement de dispositif de télétransmission, donc de passer un avenant à votre convention Actes.

Vous pouvez télécharger ici un modèle d'avenant.

En outre, il peut être nécessaire de délibérer pour autoriser le Maire/Président à signer cet avenant. En effet, dans certains cas, la délibération initiale autorisant la signature de la convention n'autorise pas la signature des futurs avenants.

Vous pouvez télécharger ici un modèle de délibération pour autoriser la signature de l'avenant.

 

Contact

Pour tous renseignements complémentaires, merci de contacter Jérémie UZEL au 07 86 13 00 37.

Paramétrage et formation

La télétransmission

Dès que vous aurez envoyé l'avenant à la Préfecture, vous pourrez reprendre contact avec nos services pour planifier la finalisation de votre paramétrage, ainsi que votre formation.

Prévoyez 30 minutes en télémaintenance (prise en main à distance de votre ordinateur) pour paramétrer S2low pour la télétransmission, par agent télétransmetteur.

L'envoi des convocations

Le paramétrage de Pastell, nouveau service d'envoi des convocations, peut-être traité indépendamment du changement de dispositif de télétransmission.

Nous nous tenons à votre disposition pour vous faire une démonstration de ses fonctionnalités : prévoir 30 minutes à distance.

Afin de préparer le paramétrage, vous devrez ensuite identifier :

  • les agents autorisés à envoyer des convocations
  • la liste des membres des instances à convoquer (possibilité de gérer les commissions)
  • les groupes de chacun de ces membres (Conseil Municipal, commission finances...)

Nous vous invitons à formaliser ceci dans le modèle de tableau excel téléchargeable ici.

Circuits d'élaboration des projets d'actes

Cette fonctionnalités sera disponible en septembre 2019 dans le nouveau service webActes.

Les modalités de formation vous seront communiquées ultérieurement.