Le cahier des charges Actes

Pour dématérialiser l'envoi des actes au contrôle de légalité, une convention doit être passée entre la structure publique et sa Préfecture. La convention est à demander à cette dernière. La signature de cette convention est soumise à l'approbation de l'instance délibérante (conseil municipal, communautaire ou syndical).

Cette convention doit notamment mentionner le dispositif homologué retenu. Ternum BFC propose dans le cadre de son offre de service le Tiers de Télétransmission S2low, opéré par l'association Adullact.

Si la structure publique dispose déjà d'une convention et souhaite changer de dispositif, elle doit passer un avenant à la convention Actes. Pour cela, il convient de vérifier si le représentant légal de la structure est autorisé à signer cet avenant et le cas échéant délibérer à nouveau pour l'y autoriser.

Les services proposés par Ternum BFC

Nous proposons plusieurs services, modulables et adaptables au besoin des collectivités. Tous reposent sur le dispositif homologué S2LOW qui assure la télétransmission des actes.

S2low

Utilisé de manière autonome, S2low permet le dépôt d'actes via la saisie dans un formulaire.

S2low est adapté aux structures de petites tailles qui souhaitent télétransmettre rapidement des actes validés et déjà signés.

En revanche, S2low ne permet que la télétransmission et n'intègre pas de fonctionnalités d'élaboration des actes (gestion des projets) ou de convocation aux instances. En outre, son ergonomie est peu adaptée à l'envoi des pièces de marchés au contrôle de légalité.

Pastell

Pastell est un portail de dématérialisation qui répond à deux besoins dans le contexte Actes.

Tout d'abord, Pastell dispose d'un ergonomie adaptée à la transmission des pièces de marchés au contrôle de légalité. Il peut donc être utilisé par les agents des services marchés des structures.

Ensuite, Pastell dispose d'un gestionnaire de courriels recommandés qui peut être utilisé pour l'envoi sécurisé et traçable des convocations aux instances.

webActes

webActes et le dernier service de dématérialisation en date développé pour la plateforme Ternum BFC.

Il a vocation a remplacer le service historique e-actes.

webActes est adapté aux structures qui souhaitent dématérialiser l'ensemble du cycle de vie des actes.

Il permet :

• la gestion des projets d'actes
• la circulation des actes dans des circuits de validation
• la signature électronique des actes (déléguée au service Parapheur)
• l'envoi au contrôle de légalité
• la convocation aux instances

En synthèse

Ces services peuvent être utilisés de manière concomitante ou complémentaire.

Exemple :

1) Une commune de moins de 1000 habitants :

• souhaite dématérialiser l'envoi au contrôle de légalité
• ne souhaite pas dématérialiser la convocation aux instances
• ne souhaite pas mettre en œuvre de circuits d'élaboration

Nous préconisons l'utilisation de S2low (télétransmission)

2) Une commune de moins de 3000 habitants :

• souhaite dématérialiser l'envoi au contrôle de légalité
• souhaite dématérialiser la convocation aux instances
• ne souhaite pas mettre en œuvre de circuits d'élaboration

Nous préconisons l'utilisation de S2low (télétransmission) + Pastell (convocations)

3) Une EPCI de 30000 habitants, organisée en services (marchés, assemblée, etc...)

• souhaite dématérialiser l'envoi au contrôle de légalité
• souhaite dématérialiser la convocation aux instances
• souhaite que les projets de délibérations et d'arrêtés soient joints à l'ordre du jour des instances puis validés par le DGS avant l'envoi au contrôle de légalité

Nous préconisons l'utilisation de webActes (télétransmission service assemblée + convocations) + Pastell (télétransmission service marchés)