Parapheur électronique - gestion des délégations

Le service parapheur permet de gérer 2 types de délégations :

• les délégations permanentes = à tout moment le délégataire a accès au parapheur du signataire principal et peut signer ou viser à sa place
• les délégations temporaires = en cas d'absence programmée ou non, du signataire principal, les opérations de signature ou de visa peuvent être exécutées par un délégataire

Les délégations permanentes

Pour traiter les délégations permanentes, il faut que le délégataire soit également paramétré en tant que propriétaire du bureau du signataire principal.

Exemple : le Président est absent pour une durée indéterminée, le Vice-Président doit pouvoir signer à sa place. Il faudra alors le placer en propriétaire du bureau "Président" afin de pouvoir lui donner la délégation permanente.

En fonction de l'organisation mise en place dans votre collectivité, cette opération peut être réalisée par votre service informatique ou par l'ARNia. Généralement, ceci est mis en place lors du paramétrage initial du service.

Lorsqu'un utilisateur dispose d'une délégation permanente sur le parapheur, il est par défaut notifié par courriel à chaque fois qu'un document arrive dans son parapheur. Ceci génère potentiellement un nombre de courriels important qui peut polluer sa boite mail. Il est donc possible de désactiver ces notifications, puis de les réactiver au besoin.

Pour gérer ses notifications :

- se connecter au parapheur

- cliquer sur son nom en haut à droite, puis sur le menu préférence

- aller ensuite dans le menu "mails de notifications"

- sélectionner l'option appropriée, puis enregistrer les modifications

Gérer les délégations temporaires

Pour que ces délégations puissent être activées, le bureau du délégataire et le bureau du signataire principal doivent être associés. En fonction de l'organisation mise en place dans votre collectivité, cette opération peut être réalisée par votre service informatique ou par l'ARNia. 

La délégation temporaire peut alors être activée ou désactivée au besoin.

Pour activer la délégation :

- se connecter au service parapheur

- cliquer sur son nom en haut à droite de l'écran pour faire apparaitre le menu ci-dessous

- cliquer sur Délégation

- puis "Activer la délégation". Vous pouvez alors remplir le formulaire ci-dessous

• Bureau cible : le bureau vers lequel vous souhaitez déléguer vos pouvoirs
• Date de début et date de fin : permet de planifier la délégation. A défaut de remplir ces dates, la délégation est en place jusqu'à ce que vous la désactiviez
• Dossier en cours : permet de spécifier si les dossiers présents dans votre parapheur au moment où la délégation est activée pourront être gérés par le délégataire.