Soumis par plaforet le mer 15/07/2020 - 10:07

Parapheur électronique - gestion des délégations

Le service parapheur permet de gérer 2 types de délégations :

  • les délégations permanentes = à tout moment le délégataire à accès au parapheur du signataire principal et peut signer ou viser à sa place
  • les délégations temporaires = en cas d'absence, programmée ou non, du signataire principal, les opérations de signature ou de visa peuvent être exécutées par un délégataire

Les délégations permanentes

Pour traiter les délégations permanentes, il faut que le délégataire soit paramétré en tant que propriétaire du parapheur du signataire principal au même titre que celui-ci. En fonction de l'organisation mise en place dans votre collectivité, cette opération peut être réalisée par votre service informatique ou par Ternum BFC. Généralement, ceci est mis en place lors du paramétrage initial du service.

Lorsqu'un utilisateur dispose d'une délégation permanente sur le parapheur, il est par défaut notifié par courriel à chaque fois qu'on document arrive dans son parapheur. Ceci génère potentiellement un nombre de courriel important qui peut polluer sa boite mail. Il est donc possible de désactiver ces notifications, puis de les réactiver si besoin.

Pour gérer ses notifications :

- se connecter au parapheur

- cliquer sur son nom en haut à droite, puis sur le menu préférence

- aller ensuite dans le menu "mails de notification"

- sélectionner l'option appropriée, puis enregistrer les modifications

 

Gérer les délégations temporaires

Tout d'abord, pour que ces délégations puissent être activées au besoin, il faut avoir défini dans l'administration le bureau du délégataire et l'avoir associé à celui du signataire principal. En fonction de l'organisation mise en place dans votre collectivité, cette opération peut être réalisée par votre service informatique ou par Ternum BFC. Généralement, ceci est mis en place lors du paramétrage initial du service.

La délégation temporaire peut alors être activée ou désactivée au besoin.

Pour activer la délégation :

- se connecter au service parapheur

- cliquer sur son nom en haut à droite de l'écran pour faire apparaitre le menu ci-dessous

- cliquer sur Délégation

- puis Activer la délégation, vous pouvez alors remplir le formulaire ci-dessous

  • Bureau cible : le bureau vers lequel vous souhaitez déléguer vos pouvoir
  • Date de début et date de fin : permet de planifier la délégation. A défaut de remplir ces dates, la délégation sera en place jusqu'à ce que vous la désactiviez
  • Dossier en cours : permet de spécifier si les dossier présents dans votre parapheur au moment ou la délégation sera activée pourront être gérés par le délégataire