Soumis par mgoypieron le mar 01/03/2022 - 09:16

Comment gérer le module de prise de rendez-vous ?

Schéma illustration du backoffice

Etape 1 : Créer et gérer les types de rendez-vous

Accessible uniquement à l'administrateur

Lorsque vous vous rendez sur l'onglet "Rendez-vous", vous arrivez sur le menu principal. Plusieurs choix s'offrent à vous.

1. La première étape est de vous rendre sur le menu type de rendez-vous afin de configurer les différents types de rendez-vous. Cliquez sur "Gérer les types de rendez-vous" (aussi accessible depuis le planning des rendez-vous).

Page d'accueil "Rendez-vous"

 

2. En entrant dans le menu, vous voyez la liste des types de rendez-vous existants. Vous pouvez choisir d'ajouter un type de rendez-vous ou de modifier les informations d'un type de rendez-vous déjà créé ou le supprimer.

  • Pour ajouter un rendez-vous, cliquez sur "Ajouter un type de rendez-vous". 
  • Pour modifier ou supprimer un type de rendez-vous, cliquez sur celui-ci ou sur "modifier".

Page d'accueil "Rendez-vous"

 

3. Ajout d'un type de rendez-vous

Après avoir cliqué sur "Ajouter un type de rendez-vous", vous renseignez les informations demandées dans le formulaire. 

  • Dans le champ "Description", vous pouvez renseigner la description du type de rendez-vous et ajouter tout type de commentaire qui sera visible lors de la prise de rendez-vous par le citoyen.
  • Dans le champ "Texte RGPD", vous documentez la collecte de données. N'hésitez pas à vous rapprocher de votre DPO pour plus d'informations.

Cliquez sur "Enregistrer" en bas de la page pour sauvegarder et créer le type de rendez-vous.

  • Formulaire
  • Formulaire

Un message d'état récapitulant les informations que vous venez de renseigner pour créer le type de rendez-vous s'affiche.

message d'état

 

4. Modification d'un type de rendez-vous

Après avoir cliqué sur le type de rendez-vous ou sur "Modifier", vous pouvez modifier les champs déjà renseignés. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos modifications. Un message d'état s'affiche pour confirmer.

  • Formulaire
  • message d'état

 

 

5. Suppression d'un type de rendez-vous

 

Après avoir cliqué sur le type de rendez-vous ou sur "Modifier", pour le supprimer, cliquez sur le bouton "Supprimer" en bas de la page. Un message d'alerte s'affiche et vous demande la confirmation de cette manipulation irréversible.

Pour confirmer la suppression définitive du type de rendez-vous, cliquez sur "Supprimer".

Message d'alerte de suppression d'un rdv

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Etape 2 : Créer et gérer les guichets

Accessible à l'administrateur

1. La  seconde étape est de vous rendre sur le menu de guichets afin de configurer les différents guichets. Cliquez sur "Gérer les guichets" (aussi accessible depuis le planning des rendez-vous).

Page d'accueil "Rendez-vous"

 

2. En entrant dans le menu, vous voyez la liste des guichets existants. Vous pouvez choisir d'ajouter un guichet ou de modifier les informations d'un guichet déjà créé ou le supprimer.

  • Pour ajouter un guichet, cliquez sur "Ajouter un guichet". Le guichet "Guichet standard" est automatiquement créé.
  • Pour modifier ou supprimer un guichet, cliquez sur celui-ci ou sur "Modifier".

Page d'accueil "Rendez-vous"

 

3. Ajout d'un guichet

Après avoir cliqué sur "Ajouter un guichet", vous renseignez les informations demandées dans le formulaire.

  • Le champ "Capacité" correspond au nombre de rendez-vous pouvant être pris en même temps sur le même guichet.
  • Pour sélectionner plusieurs types de rendez-vous sur un même guichet, maintenez la touche "Ctrl" tout en cliquant sur les types de rendez-vous souhaités.

Cliquez sur "Enregistrer" en bas de la page pour sauvegarder et créer le guichet.

Un message d'état récapitulant les informations que vous venez de renseigner pour créer le guichet s'affiche.

  • Formulaire
  • message d'état

 

4. Modification d'un guichet

Après avoir cliqué sur le guichet ou sur "Modifier", vous pouvez modifier les champs renseignés.

Pour sélectionner plusieurs types de rendez-vous sur un même guichet, maintenez la touche "Ctrl" tout en cliquant sur les types de rendez-vous souhaités.

Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos modifications. Un message d'état s'affiche.

  • Formulaire
  • message d'état

 

5. Suppression d'un guichet

Après avoir cliqué sur le guichet ou sur "Modifier", pour le supprimer, cliquez sur le bouton "Supprimer" en bas de la page. Un message d'alerte s'affiche et vous demande la confirmation de cette manipulation irréversible.

Pour confirmer la suppression définitive du guichet, cliquez sur "Supprimer".

Message d'alerte de suppression d'un guichet

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Etape 3 : Créer les agents et gérer les disponibilités

Accessible à l'agent uniquement pour ses propres disponibilités et l'administrateur

1. Troisième étape : Un agent peut avoir deux rôles différents : réceptionniste ou administrateur. Suivant son rôle, il peut ou non modifier les données des autres agents en plus des siennes. Lorsqu’un réceptionniste entre dans le menu “Gérer les agents”, il accède à son tableau de disponibilités. Il peut alors modifier les plages horaires sur lesquelles il est disponible pour certains types de rendez-vous.

Page d'accueil "Rendez-vous"

 

2. L'écran affiche le planning des disponibilités de l'agent. Vous pouvez choisir d'ajouter une disponibilité ou de modifier une disponibilité déjà créée ou de la supprimer.

  • Pour ajouter une disponibilité, cliquez sur "Ajouter une disponibilité". 
  • Pour modifier ou supprimer une disponibilité, cliquez directement sur celle-ci.

Planning disponibilités

 

Si l’agent est administrateur, il accèdera par le menu de gestion des agents à une page intermédiaire qui liste les différents agents. En cliquant sur le nom de l’agent, il verra les détails de l’agent.

Liste agents

 

3. Ajout d'une disponibilité

Après avoir cliqué sur "Ajouter une disponibilité", vous renseignez les informations demandées dans le formulaire afin de créer une nouvelle plage horaire de disponibilité pour un type de rendez-vous spécifique.

Pour sélectionner plusieurs jours ou types de rendez-vous, maintenez la touche "Ctrl" tout en cliquant sur les types de rendez-vous souhaités.

Cliquez sur "Enregistrer" en bas de la page pour sauvegarder et ajouter la disponibilité.

Un message d'état récapitulant les informations que vous venez de renseigner pour créer la disponibilité s'affiche.

  • Formulaire
  • message d'état

 

4. Modification d'une disponibilité

Après avoir cliqué sur la disponibilité, vous pouvez modifier les champs renseignés. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos modifications. Un message d'état s'affiche.

  • Formulaire
  • message d'état

 

5. Suppression d'une disponibilité

Après avoir cliqué sur la disponibilité, pour la supprimer, cliquez sur le bouton "Supprimer" en bas de la page. Un message d'alerte s'affiche et vous demande la confirmation de cette manipulation irréversible.

Pour confirmer la suppression définitive de la disponibilité, cliquez sur "Supprimer".

Message d'alerte de suppression d'une disponibilité

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Etape finale : Créer et gérer les rendez-vous

Accessible à l'agent et l'administrateur

1. Le premier menu de la page d'accueil de l'onglet "Rendez-vous" vous propose de gérer les rendez-vous (rendez-vous pris par les citoyens et/ou les agents de la mairie et administrateurs du module). Cliquez sur "Gérer les rendez-vous prévus".

Page d'accueil "Rendez-vous"

2. Lorsque vous entrez dans le menu de gestion des rendez-vous, vous pouvez consulter la liste des rendez-vous existants dans un calendrier qui vous offre la possibilité de l'afficher par jour ou par semaine. 

A partir de cette page, les administrateurs peuvent également accéder aux disponibilités des agents, aux guichets, aux types de rendez-vous, aux périodes d'indisponibilités des agents et des guichets. Le guichet est par défaut disponible. Cependant, il peut être assujetti à des indisponibilités. C'est pourquoi il est donc possible de mettre des indisponibilités ("Période d'indisponibilités des guichets" en haut à droite du planning des rendez-vous).

Concernant la gestion des rendez-vous, vous avez la possibilité de rechercher un rendez-vous précis en filtrant par Agent, Type de rendez-vous ou Guichet..

  • Pour ajouter un rendez-vous, cliquez sur le créneau souhaité ou sur "Ajouter manuellement un rendez-vous". 
  • Pour modifier ou supprimer un rendez-vous, cliquez sur celui-ci.

Planning affiché par semaine :

Calendrier où est inscrit "Prise de rendez-vous"

Planning affiché par jour :

Planning rdv

 

3. Ajout d'un rendez-vous

Après avoir cliqué sur le créneau souhaité ou sur "Ajouter manuellement un rendez-vous", vous renseignez les informations demandées dans le formulaire. Cliquez sur "Enregistrer" en bas de la page pour sauvegarder. Un message d'état s'affiche et le rendez-vous est ajouté au planning.

L’heure du rendez-vous est introduite manuellement pour permettre éventuellement de prendre des rendez-vous hors des disponibilités. Par ailleurs, un agent 1 pourra également prendre un rendez-vous à la place d'un agent 2 sauf en dehors des disponibilités de cet agent 2.

FormulaireCalendrier où est inscrit "Prise de rendez-vous"

En BackOffice, vous avez également la possibilité de prendre un rendez-vous hors horaires. Dans ce cas, un message d'information s'affiche afin de s'assurer de la manipulation.

message d'alerte

 

4. Modification d'un rendez-vous

Après avoir cliqué sur le rendez-vous, vous pouvez modifier les champs renseignés et sauvegarder vos modifications en cliquant sur "Enregistrer". Un message d'état s'affiche.

Un mail est envoyé au visiteur uniquement si vous avez modifié la date ou le type du rendez-vous ou si vous l'avez supprimé.

  • Formulaire
  • Formulaire

 message d'état

 

5. Suppression d'un rendez-vous

Après avoir cliqué sur le rendez-vous souhaité, pour le supprimer, cliquez sur le bouton "Supprimer" en bas de la page. Un message d'alerte s'affiche et vous demande la confirmation de cette manipulation irréversible.

Pour confirmer la suppression définitive du type de rendez-vous, cliquez sur "Supprimer".

Message d'alerte de suppression d'un rdv

 

Bravo !
Vous avez terminé la formation,
vous savez maintenant comment gérer le module !

 

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