Pastell : envoyer un acte

Etape 1 : connexion

se reporter à la page : Se connecter à Pastell

Etape 2 : se rendre dans le module Actes-generiques

Une fois connecté, vérifiez bien votre positionnement dans Pastell via le fil d'arianne.

Dans l'exemple ci-dessus, vous êtes positionné dans la commune d'Agey. Il est possible en sélectionnant une entité fille, de descendre dans les services de la collectivité. Ceci est utile lorsque plusieurs espace imperméables ont été créés au sein d'une même collectivité. Dans la grande majorité des cas, un seul espace à été configuré au niveau du nom de la collectivité.

Dans le menu de gauche, vous voyez ensuite les différents modules auxquels vous avez accès. Cela peut être en plus des actes, les factures électroniques, les flux PES, etc... Sélectionner donc actes-generique. Notez que la majorité des utilisateurs envoyant les actes n'ont accès qu'à ce module.

Etape 3 : créer un document

Appuyer sur le bouton "créer", situé dans la partie centrale de l'écran.

Vous accédez ensuite au formulaire de dépôt d'actes, organisé en onglets.

Etape 4 : onglet Acte

Renseignez les champs suivants :

• Nature : indique la nature de l'acte. En cas de doute, reportez vous aux éléments qui vous ont été adressés par la Préfecture en marge de votre convention de dématérialisation.
• Classification : Il s'agit d'un référentiel mis à disposition par les Préfectures. Il permet de qualifier plus finement l'acte transmis.
• Numéro de l'acte : il s'agit du numéro interne à votre collectivité. Il doit respecter une logique facilitant le classement et la recherche. Des contraintes de nommages sont à respecter. Elles sont indiquées sur l'écran de Pastell.
• Objet : champ libre permettant d’apporter des précisions sur l'actes à télétransmettre
• Date : lorsqu'il s'agit du dépôt des pièces issues d'un marché, renseigner la date de la CAO (Commission d'Appel d'Offres) par défaut. Pour un MAPA : celle de la décision du pouvoir adjudicateur (Maire) ou délibération du Conseil Municipal.
• Acte : il s'agit de l'acte en lui-même, le fichier principal. Il doit être envoyé au format PDF.
• Autres documents attachés : vous pouvez glisser ici les autres pièces à transmettre en tant qu'annexes

puis enregistrez.

Etape 5 : onglet cheminement

• Cliquez tout d'abord sur le bouton :" Sélectionner dans la classification en matière et sous-matière " et indiquez la classification pour votre acte
• Cliquez ensuite sur "Sélectionner les types de pièces" et indiquez pour chaque pièce la typologie
• Cochez "Transmission au contrôle de légalité"
• Cochez "Transmission à la signature" si vous souhaitez signer les actes électroniquement via le service parapheur. Notez que cette opération nécessite un paramétrage en amont de l'utilisation du service.

Enregistrez votre page.

Etape 6 : optionnel - Signature sur le iparapheur

Si vous avez choisi de signer électroniquement vos actes : la personne qui signe l'acte doit se connecter au parapheur et signer le document tranmis.

Nos tutoriels sur le iparapheur sont disponibles en suivant ce lien (consultez le paragraphe "iParapheur : configuration et signature").

Une fois le document signé, il sera présent dans Pastell et vous pourrez alors l'envoyer au Contrôle de Légalité.

Etape 7 : envoyer l'acte

L'acte étant à présent enregistré, il peut être envoyé au Tiers de Télétransmission. Pour cela, ouvrez l'acte à envoyer.

Si le formulaire a été correctement rempli, qu'aucun champ obligatoire n'a été omis notamment, Pastell propose des actions possibles, notamment l'action "transmettre au TDT"

Après avoir cliqué sur ce bouton, une nouvelle action est proposée : "ordonner la télétransmission". Cette action a vocation à respecter les contraintes réglementaires liées au cahier des charges Actes. Pour finaliser la télétransmission, vous devez utiliser un certificat RGS** avec une fonction d'authentification.

Vous devez donc brancher votre certificat, puis cliquer sur "ordonner la télétransmission". Il vous sera demandé de rentrer le code PIN de votre certificat.

L'acte a été envoyé au contrôle de légalité. Dans quelques minutes, un nouvel onglet proposera le téléchargement du bordereau de télétransmission pour confirmer le caractère exécutoire de l'acte.

Etape 8 : fichier tamponné, AR et bordereau d'acquittement

Une fois l'acte acquitté par la Préfecture, plusieurs fichiers peuvent être récupérés.

• Le fichier tamponné par le Tiers de Télétransmission S²LOW
• Le bordereau d'acquittement (pdf)
• L'accusé de réception technique (ar-actes xml)

Ces fichiers sont à récupérer dans l'onglet "Bordereau".