Administrateur
Qui est l'administrateur?
L'administrateur est la personne en charge de la gestion d'une démarche en terme de configuration et de gestion du personnel affecté.
Un administrateur peut également prendre le rôle d'instructeur.
Plan
- Affecter les instructeurs à une démarche
- Configurer le service en charge d'une démarche
- Modifier la configuration d'une démarche publiée
- Ajouter un bouton MonAvis
1. Affecter les instructeurs à une démarche
Afin d'affecter des instructeurs à une démarche, il est nécessaire de leur permettre un accès en tant qu'instructeur au service Démarches Simplifiées depuis le socle. Une fois cela fait, quelques clics suffisent à ajouter un instructeur sur une démarche.
Les administrateurs possèdent déjà les droits du rôle instructeur, seul l'étape 1.4 est nécessaire pour affecter un utilisateur à une démarche s'il possède déjà le rôle d'administrateur.
1.1 Connexion au socle
Pour accéder au socle, l'administrateur doit se connecter avec son compte sur www.ternum-bfc.fr et aller sur l'onglet "Mon Espace". Il pourra ensuite accéder au socle en cliquant sur "Administration de mon entité".
1.2 Accès aux utilisateurs
Une fois sur le socle, l'administrateur peut cliquer sur "Liste des agents" afin d'avoir accès à la liste de tous les utilisateurs enregistrés de sa collectivité.
Il suffit ensuite de cliquer sur le nom d'un utilisateur pour accéder à ses informations.
1.3 Ajout du rôle instructeur
Une fois sur la page d'un utilisateur, l'administrateur doit cliquer sur l'onglet "Rôles".
L'onglet "Rôles" permet de voir les rôles attribués à l'utilisateur. Pour continuer, l'administrateur doit cliquer sur "Modifier les rôles".
Il faut ensuite cocher la case du service "Démarches Simplifiées", et indiquer le rôle Instructeur grâce au menu déroulant. Ne pas oublier d'enregistrer les modifications.
Rappel : Si l'utilisateur doit avoir le rôle Instructeur mais doit également pouvoir administrer d'autres démarches, il faut lui laisser le rôle Administrateur. Un utilisateur avec le rôle Administrateur peut basculer à volonté vers un rôle Instructeur directement dans Démarches Simplifiées.
L'administrateur n'a alors plus qu'à configurer ses démarches dans Démarches Simplifiées pour y affecter les instructeurs.
1.4 Affectation des instructeurs dans Démarches Simplifiées
Pour sélectionner les instructeurs dans Démarches Simplifiées, l'administrateur doit cliquer sur "Instructeurs" sur la page de configuration d'une démarche.
Il ne reste alors plus qu'à sélectionner dans la liste déroulante les instructeurs qui seront en charge des dossiers de la démarche. Si une adresse d'utilisateur est absente, vérifier le bon déroulement des étapes précédentes.
2. Configuration du service en charge d'une démarche
Pour modifier les informations du service en charge de dossiers, il suffit de cliquer sur l'onglet "Service". Les paramètres modifiables sont :
- Nom
- Organisme
- Type d'organisme
- Adresse email
- Numéro de téléphone
- Horaires
- Adresse postale
Ces informations sont affichées aux utilisateurs dans le pied de page lorsqu'ils accèdent à la démarche.
3. Modifier la configuration d'une démarche publiée
Il peut parfois se révéler nécessaire de modifier une démarche publiée, cependant lorsqu'une démarche est publiée, certaines parties de la configuration (telles que les champs du formulaires et les annotations privées) ne sont plus modifiables.
Il existe une possibilité pour modifier ces parties sans perdre les dossiers déposés et sans avoir à reconfigurer intégralement une nouvelle démarche. Il suffit de créer un clone de la démarche à modifier et de modifier ensuite ce clone avant de le publier à la place de la première démarche. Les différentes étapes sont indiquées ci-après.
IMPORTANT : Dans le cadre du RGPD, en cas de modification des champs du formulaire, il est impératif de modifier la page RGPD (atteignable par le lien du type https://docs.ternum-bfc.fr/rgpd_tf?rgpd= en page d'accueil des démarches). Merci donc de nous contacter en cas de modification.
3.1 Cloner la démarche publiée
Afin de cloner la démarche à modifier, l'administrateur doit cliquer sur le bouton "Actions" à gauche de la démarche, et dans le menu déroulant cliquer sur "Cloner".
Une fois arrivé sur la page de configuration de la description de la démarche clonée, il suffit d'enregistrer pour finaliser le clonage. Si un message indiquant que les dossiers ont été supprimés apparaît, il s'agit d'un message générique qui ne concerne que le clone de la démarche et non l'originale.
3.2 Clore la démarche publiée
Une fois la démarche clonée, il est maintenant possible de clore l'originale. L'administrateur doit cliquer sur le bouton "Actions" à gauche de la démarche, et dans le menu déroulant cliquer sur "Clore". En cliquant sur "Clore", les dossiers existants seront toujours disponibles, mais aucun nouveau dossier ne pourra être déposé.
3.3 Modifier la démarche en test
L'administrateur peut maintenant accéder à la démarche clonée pour y effectuer des modifications.
La configuration de la démarche clonée est identique à celle de l'originale au moment du clonage, à la différence que toutes les parties (telles que les champs du formulaires) sont modifiables.
3.4 Publier la démarche modifiée
Une fois les modifications effectuées, il ne reste plus qu'à publier la démarche en prenant soin de mettre le même lien de publication que la démarche originale. Ainsi, le lien présent sur le site internet n'aura pas besoin d'être modifié.
4. Ajouter un bouton MonAvis
Ajouter un bouton MonAvis à une démarche permet d'utiliser le service Observatoire de la qualité des démarches en ligne de la DINUM. Ce service permet (en plus de classer les 250 meilleures démarches administratives de France) d'avoir un retour des usagers sur le déroulement de leur démarche.
4.1 Création d'un compte sur MonAvis
Afin d'accéder à l'Observatoire de la qualité des démarches en ligne, il est nécessaire de créer un compte. Pour ce faire, rendez-vous sur le site observatoire.numerique.gouv.fr et cliquez sur le bouton "Connexion".
Cliquez ensuite sur le bouton "Inscription". Il ne vous restera alors qu'à remplir le formulaire et confirmer votre adresse mail. Une adresse mail ne se terminant pas en @(…).gouv.fr nécessitera l'aval d'un administrateur de l'Observatoire de la qualité des démarches en ligne.
4.2 Ajout de la démarche et récupération du code du bouton
Une fois votre compte créé, il faut ajouter votre démarche dans l'Observatoire de la qualité des démarches en ligne. Pour ce faire, indiquez le nom de votre démarche dans le champ "Chercher une démarche" (il est recommandé d'ajouter " - NomDeLaCommune" à la fin du nom de votre démarche pour la retrouver plus facilement), cliquez ensuite sur le bouton "Ajoutez-la !".
Vous pourrez alors remplir le formulaire de référencement de votre démarche. Seuls les champs "Nom" et "Direction ou établissement" sont obligatoires pour enregistrer votre démarche. Une fois votre démarche enregistrée, vous obtiendrez un message vous donnant un identifiant numérique, cliquez sur l'identifiant pour aller à la page de votre démarche.
Une fois sur la page de votre démarche, allez dans l'onglet "Code à intégrer".
Cliquez ensuite sur le bouton "Générer le code".
Vous pourrez ensuite copier le code du bouton MonAvis. Il faut copier intégralement le code (de "<a href=..." à "...</a>" inclus) pour un seul des deux boutons (il est possible de changer de bouton plus tard même si la démarche est publiée).
4.3 Ajout du bouton
Une fois le code du bouton (blanc ou bleu) copié, rendez vous dans la page de configuration de votre démarche et aller dans l'onglet "MonAvis".
Collez ensuite le code du bouton copié précédemment dans le champ prévu à cet effet, et cliquez sur "Enregistrer" en bas de la page.
Si un message indiquant que le code fourni ne correspond pas au format des codes MonAvis reconnus par la plateforme apparaît, remplacez les deux occurrences de "voxusagers" par "monavis" dans le code du bouton. Si le message s'affiche encore après la modification vérifiez que le code a été correctement copié et collé.
Si le message indiquant que le champ a bien été mis à jour apparaît, votre bouton MonAvis est correctement installé et sera visible par les usagers au moment du dépôt de leur dossier.