Tout savoir sur le rôle Instructeur
Qui est l'instructeur ?
L'instructeur est la personne en charge d'instruire les dossiers déposés par les utilisateurs. Il ne peut pas modifier les démarches.
Plan
- Accueil et démarches
- Listes des dossiers
- Télécharger / exporter les dossiers d'une démarche
- Gestion des notifications
- Statistiques de la démarche
- Consulter un dossier
1. Accueil et démarches
Après s'être connecté sur son compte, l'instructeur arrive sur la page listant les démarches auxquelles il a été assigné, ainsi qu'une synthèse des différents dossiers déposés sur ces démarches.
Pour accéder aux dossiers déposés pour une démarche, il suffit de cliquer sur la ligne de cette démarche.
2. Listes des dossiers
Par défaut, l'instructeur arrive sur la page des dossiers qui ne sont pas encore pris en charge par un instructeur.
L'accès aux dossiers selon leur statut de traitement se fait par les 5 onglets au dessus de la liste :
- à suivre : les dossiers qui ne sont pas encore suivis par un instructeur.
- suivi : les dossiers suivis par l'instructeur connecté.
- traité : les dossiers qui ont été traités par un instructeur
- total : l'ensemble des dossiers déposés pour cette démarche (non archivés).
- archivé : les dossiers archivés.
2.1 Filtrer les dossiers
En cliquant sur le bouton "Filtrer", il est possible de filtrer les dossier en fonction de différents critères (ex : date de création, identité du demandeur, valeurs des différents champs de la démarche...).
2.2 Personnaliser l'affichage des dossiers
A l'aide du bouton "Personnaliser", l'instructeur peut personnaliser l'affichage de la liste de dossiers en choisissant quelles informations des dossiers seront affichées (ex : date de création, identité du demandeur, valeurs des différents champs de la démarche...).
3. Télécharger / exporter les dossiers d'une démarche
Pour récupérer l'ensemble des dossiers déposés pour une démarche, il suffit de cliquer sur le bouton "Télécharger tous les dossiers" et de cliquer sur l'option souhaitée. Il est ainsi possible de récupérer l'ensemble des dossiers ou seulement les dossiers récents (moins de 30 jours) au formats .xlsx .ods et .csv.
Après avoir choisi une option d'export, un message est affiché pour informer l'instructeur de la génération en cours du fichier d'export.
Un autre message est ensuite affiché lorsque la génération du fichier est terminé, indiquant que le fichier peut maintenant être téléchargé.
4. Gestion des notifications
Afin de choisir les différentes notifications qui lui seront envoyées par mail, l'instructeur peut simplement cliquer sur le bouton "Gestion des notifications".
L'instructeur aura alors accès aux options des différents mails envoyés lors de changement sur les dossiers de la démarche (ex : dépôts de nouveaux dossiers, dépôt d'un nouveau message sur un dossier...).
5. Statistiques de la démarche
Cliquer sur le bouton "Statistiques" à côté du bouton de gestion des notifications permet d'accéder aux différentes statistiques relatives à la démarche sélectionnée.
Les statistiques incluent :
- Le temps de traitement usuel (30 derniers jours)
- Le temps de traitement (depuis le lancement de la procédure)
- L'avancée des dossiers (depuis le lancement de la procédure)
- Le taux d'acceptation (depuis le lancement de la procédure)
- La répartition par semaine (6 derniers mois)
6. Consulter un dossier
Pour consulter un dossier, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante. Il n'est pas nécessaire de suivre un dossier pour le consulter. L'instructeur arrive alors sur la page de résumé de la demande, contenant les informations suivantes :
- Date de dépôt du dossier
- Identité du demandeur
- Informations du formulaire remplies par le demandeur
6.1 Annotations privées
Les annotations privées sont un équivalent du "cadre réservé à l'administration" d'un formulaire papier. Elle sont mises en place par l'administrateur et les valeurs entrées sont visibles uniquement par les instructeurs.
Une fois les annotations privées modifiées, il faut bien penser à cliquer sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer les modifications.
6.2 Avis externes
Il est parfois nécessaire que plusieurs personnes puissent interagir sur un dossier. Pour ce faire, l'onglet "Avis externes" permet d'inviter d'autres personnes (pas nécessairement instructeurs) afin qu'ils puissent venir voir le dossier, donner leur avis et échanger avec l'instructeur. Ces échanges peuvent être confidentiels ou partagés. En cas d'échange partagés, tous les invités pourront voir la conversation. Si l'échange est confidentiel, alors seuls l'instructeur et l'invité interrogé pourront y avoir accès.
6.3 Messagerie
L'onglet "Messagerie" contient un historique des mails envoyés et permet d'échanger avec l'usager ayant déposé le dossier.
6.4 Personnes impliquées
L'onglet "Personnes impliquées" permet de consulter la liste des personnes ayant accès au dossier :
- Les instructeurs ayant accès au dossier
- Les personnes invitées par un instructeur pour donner leur avis
- Les personnes invitées par l'usager pour consulter le dossier
Cet onglet contient aussi l'historique des décisions rendues sur ce dossier ainsi que la possibilité d'envoyer le dossier à un autre instructeur assigné à la démarche.
6.5 Instruction et modification de statut
Afin de passer un dossier en instruction, il suffit de cliquer sur le bouton "En construction" et de cliquer sur "En instruction". L'usager ne pourra alors plus modifier son dossier et sera averti par mail du passage en instruction de son dossier.
Une fois passé en instruction, il est ensuite possible de modifier le statut du dossier en cliquant de nouveau sur le bouton "En instruction". L'instructeur peut ainsi clore le dossier en lui donnant le statut d'Accepté, Classé sans suite et Refusé. En cas de classement sans suite ou de refus, il est obligatoire d'entrer un message afin d'en indiquer la raison à l'usager, ce message est facultatif en cas d'acceptation du dossier. Il est également possible de repasser le dossier "En construction" si l'usager a besoin de le modifier.
6.6 Imprimer un dossier
Il est également possible d'imprimer un dossier (complet ou seulement l'onglet actif) et de l'exporter au format pdf à l'aide du bouton d'impression.
6.7 Télécharger un dossier
Le bouton de téléchargement permet de récupérer un fichier compressé .zip contenant les différentes pièces jointes du dossier ainsi qu'un fichier pdf avec les informations du dossier.
