Avant-propos : comprendre le principe de la signature électronique
Les principes d'une signature : signature manuscrite vs électronique
Les caractéristiques d'une signature électronique :
- Singularité : éviter la confusion
- Produit dérivé : produite par la personne concernée
- Invariance : doit toujours être signé de la même façon dans le temps, qu'importe les conditions
- Concision : aussi courte que possible
- Sa production doit être facile
Son objectif ? Transformer les documents en actes juridiques qui authentifient et engagent les parties intéressées.
Signer les documents dématérialisés :
- La signature électronique n'est pas visuelle, c'est une suite de nombres. L'image associée est donc décorative et rassurante mais n'a pas de valeur juridique.
- Le document informatique doit avoir une valeur juridique équivalente au papier signé en ce qui concerne :
- L'identité du signataire
- la qualité du signataire
- l'intégrité du document
- la date de réalisation
A noter : pour signer les flux comptables, vous devez disposer d'un certificat électronique avec une fonction de signature.
Qu'est-ce qu'un certificat ?
C'est une "carte d'identité numérique" qui permet :
- de chiffrer un fichier afin qu'il ne puisse être lu que par des personnes autorisées
- de certifier l'identité d'une personne
- de figer un fichier en y incluant une date, l'identité d'une personne, ainsi que son rôle au sein d'une collectivité. C'est précisément le rôle d'une signature électronique.
Comment savoir si j'ai besoin d'un certificat ?
Dans le cadre de la signature électronique, le certificat est nominatif et donc rattaché à une personne physique (et non pas à une entité).
Quelques exemples :
- Un élu qui change de structure peut apporter son certificat avec lui : il n'aura pas besoin d'un nouveau certificat
- Un nouvel élu qui arrive mais dont le certificat est arrivé à échéance : il faudra alors demander le renouvellement de ce certificat
- Une personne élue sur deux structures, comme à la mairie et dans une communauté de communes, n'aura besoin que d'un unique certificat