Avant propos

Prérequis

Afin de pouvoir utiliser le service Parapheur, celui-ci doit avoir été configuré préalablement. En outre, vous devez disposer d'un accès.

Si ces prérequis ne sont pas respectés, nous vous invitons à prendre l'attache de votre service informatique ou à défaut de vous rapprocher de l'assistance Ternum BFC.

Enfin, votre ordinateur doit également respecter des contraintes techniques indiquées ici : https://docs.ternum-bfc.fr/services-flux-comptables-configurer-votre-pc

Définitions

Visa : Viser un document dans le service iparapheur consiste à valider celui-ci afin qu'il avance dans le circuit de validation configuré. Sa valeur réglementaire est interne à votre collectivité. Vous devez veiller à ce que seules les personnes habilitées à valider tel ou tel type de document réalisent les actions. Ternum BFC peut vous accompagner de manière à ce que le paramétrage de service respecte les restrictions que vous souhaitez mettre en oeuvre.

Le visa ne modifie pas le document, contrairement à la signature électronique.

Signature électronique : La signature électronique va plus loin que le simple visa. Elle consiste à transposer les éléments constitutifs de la signature manuscrite sous format électronique, en utilisant notamment un certificat électronique.

Le certificat électronique est un fichier personnel dont la fonction est d'attester de l'identité de la personne détentrice. En fonction du type de document que vous souhaitez signer, vous pouvez avoir à vous référer à un cahier des charges spécifique.

Quel certificat utiliser ?

Flux comptables :  Le protocole PESV2, utilisé pour les échanges avoir la Trésorerie autorise deux types de certificats pour signer les flux comptables.

Tout d'abord, la DGFIP met à disposition des collectivités des certificats gratuits. Ces certificats ne peuvent être utilisés pour un autre usage que les flux comptables.

L'alternative est l'acquisition d'un certificat EIDAS disposant d'une fonction de signature. Ces certificats sont disponibles auprès d'autorités de certification.

Actes et contrôle de légalité : Le cahier des charges Actes impose l'utilisation d'un certificat RGS** pour l'authentification des personnes en charge de la télétransmission. La signature électronique des actes n'est en revanche pas obligatoire et laissée à la discrétion de la collectivité. Dans ce cas, il faut utiliser un certificat EIDAS disposant d'une fonction de signature. Ces certificats sont disponibles auprès d'autorités de certification

Marchés publics : Les pièces de marchés doivent être signées avec un certificat EIDAS disposant d'une fonction de signature. Ces certificats sont disponibles auprès d'autorités de certification.

Autres documents : Si vous souhaitez signer électroniquement d'autres types de documents (conventions, bons de commandes...), le choix du type de certificat reste à la discrétion des collectivités, en l'absence de cahier des charges émanant des services de l'Etat. Nous vous invitons à valider votre choix auprès de vos services juridiques.

Viser / signer dans le parapheur

Accéder au document

Pour accéder au parapheur, vous avez deux possibilités :

1- soit vous rendre à l'adresse du service,

2- soit utiliser le lien présent dans vos notifications reçues par courriel.

Indiquez ensuite votre identifiant et mot de passe.

Choix du bureau (si accès par l'adresse du service)

Une fois connecté, si vous disposez de plusieurs bureaux (ou fonctions), sélectionner celle que vous désirez.

Notez que la pastille bleue, en haut à droite de chaque parapheur, indique le nombre de documents à traiter.

Accès au document

En cliquant sur le nom du document dans la liste ou en passant par le lien présent dans la notification reçue par courriel, vous accédez au contenu.

Réaliser l'action

Pour viser, utilisez l'icône

Vous pouvez ensuite indiquer un commentaire à destination de la personne qui intervient après vous dans le circuit. Ce commentaire est indiquer à côté du document et ne le modifie pas.

Pour signer, utilisez l'icône

Le navigateur vous présente ensuite la liste des certificats disponibles sur votre PC.

Notez qu'il faut brancher votre clé usb si vous utilisez un certificat Eidas.

Si vous utilisez un certificat Eidas, le code PIN vous sera ensuite demandé. Après validation, le document est signé électroniquement.