Soumis par plaforet le jeu 10/09/2020 - 11:21

Prérequis

Disposer d'un compte pour accéder à S2low.

Avoir réalisé le paramétrage initial du service avec les équipes de Ternum BFC.

Connexion

Tout d'abord, vous devez vous connecter à S2low à l'adresse https://www.s2low.org.

Pour plus de précisions, consultez la rubriques suivante : https://docs.ternum-bfc.fr/se-connecter-s2low

Accès au module Actes

Dans le menu de gauche, cliquez sur "Transactions Actes". Remarque : en fonction de vos habilitations, il est possible que vous ayez accès à d'autres modules.

Créer une enveloppe Actes

Dans le module actes, trois actions vous sont proposés en haut de page.

(1) Créer une transaction : permet d'accéder au formulaire de dépôt d'actes

(2) Importer une enveloppe : permet de déposer une enveloppe actes créée en amont via un logiciel métier d'élaboration d'actes

(3) Traitement par lot : permet de rationaliser la procédure d'envoi par formulaire lorsque vous avez de nombreux actes à envoyer. Remarque : cette procédure n'est à utiliser que si vous maitriser la procédure (1)

Créer un transaction

En cliquant sur ce bouton, vous accéder au formulaire Actes. Il s'agit d'informations demandées par les services de la Préfecture. Les mêmes informations sont demandées quel que soit le dispositif que vous utilisez.

L'envoi des actes budgétaires doit repecter un protocole particulier. Reportez-vous à la page suivante pour plus de précisions : https://docs.ternum-bfc.fr/actes-envoi-actes-budgetaires

Pour les autres types d'actes, voici le détail des champs à remplir :

  • Nature : indique la nature de l'acte. En cas de doute, reportez vous aux éléments qui vous ont été adressés par la Préfecture en marge de votre convention de dématérialisation.
  • Classification : Il s'agit d'un référentiel mis à disposition par les Préfectures. Il permet de qualifier plus finement l'acte transmis.
  • Numéro de l'acte : il s'agit du numéro interne à votre collectivité. Il doit respecter une logique facilitant le classement et la recherche. Des contraintes de nommages sont à respecter. Elles sont indiquées sur l'écran de S2LOW.
  • Objet : champ libre permettant d’apporter des précisions sur l'actes à télétransmettre
  • Fichier principal : il s'agit de l'acte en lui-même. Il doit être envoyé au format PDF.
  • Pièces jointes supplémentaires : cliquez sur le bouton "Ajouter un champ" pour ajouter des pièces en annexe de votre enveloppe.
  • Signer l'acte avant de le poster : Permet de réaliser une signature électronique de l'acte avant de l'envoyer au contrôle de légalité.

Remarque : la signature électronique n'est pas obligatoire. Nous vous conseillons de la mettre en oeuvre en connaissance des implications de celle-ci. De plus, si la personne qui signe électroniquement n'est pas celle qui télétransmet l'acte, d'autres services de la plateforme Ternum BFC sont davantage adaptés à ce cas d'usage.

  • Diffusion automatique de la notification. Permet l'envoi d'un courriel lorsque l'acte est acquitté par la Préfecture
  • Emission des documents sources. Génère un lien envoyé par courriel permettant le téléchargement d'un bordereau d'acquittement et des documents émis tamponnés.

Valider l'envoi

Lorsque vous validez le formulaire, il est automatiquement envoyé au contrôle de légalité.

S2LOW ne gère pas de brouillons permettant un envoi différé. Si vous avez ce besoin, rapprochez vous de nos équipes pour la mise en place d'un service adapté.