Quels sont les avantages et inconvénients de la signature électronique pour les acheteurs ?
La signature électronique n'est pas obligatoire à ce jour, mais les acheteurs peuvent choisir de l'exiger dans leur règlement de consultation.
Cette fiche se présente comme une check-list d'aide la décision pour vous aiguiller dans votre choix. Choix à prendre individuellement pour chaque consultation selon l'objet ou le périmètre de votre marché.
Facteurs favorables à la signature électronique :
- Marché fournisseurs déjà majoritairement mature : équipé en signature électronique et à l'aise avec la dématérialisation,
- Payeur sensibilisé/formé à la lecture des fichiers de signature,
- Contexte politique et/ou hiérarchique volontariste vis-à-vis de la modernisation de l'action publique/des procédures achats,
- Toute la chaîne de signataires est équipée et formée à la signature électronique (voire un parapheur électronique est en place),
- Forte volumétrie de marchés à signer (retour sur investissement grâce aux économies de papier et au gain de temps : plus besoin d'imprimer, de mettre sous parapheur, puis de scanner le document une fois signé pour l'archiver informatiquement),
- Présence d'une cellule informatique au fait de la signature électronique sur place ou joignable facilement en cas difficultés,
- Une démarche globale de l'entité administrative autour de la signature électronique (ex : signature électronique des actes, des bordereaux PES etc.),
- Une volonté politique/hiérarchique d'atteindre la dématérialisation totale des flux achats.
Facteurs favorables à la signature manuscrite :
- Doutes quant aux capacités des fournisseurs cibles de votre marché à signer électroniquement,
- Faible maturité interne autour du sujet de la signature électronique,
- Faible appétence politique/hiérarchique à aller au-delà des exigence minimales légales,
- Faible volumétrie de marchés à signer,
- Carences en termes de support informatique en interne,
- Signataires réfractaires à la dématérialisation,
- Pas d'archivage électronique nécessaire.