Paramétrage de l'outil webactes

Prérequis : être connecté à l'outil, voir comment faire.

Pour atteindre le menu « Administration », cliquer sur son identifiant, puis cliquer sur Administration.

Remarque : beaucoup de paramètres, une fois créés, doivent être activés manuellement afin de les rendre disponibles dans la gestion des projets.

 

Thèmes

Le menu « Thèmes » permet de créer des thématiques, propres à la collectivité, selon lesquelles les actes pourront être classés dans l'ordre du jour.

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Thèmes ».

Cliquer sur « Créer un thème ».

• Nom du thème : nom affiché dans le formulaire de création d'acte et dans l'ordre du jour de la séance
• Thème parent : possibilité de hiérarchiser les thèmes
• Critère de tri : critère alphanumérique qui permet de classer les thèmes

Il est possible de désactiver et de supprimer un thème, s'il n'a jamais été utilisé dans un projet, et s'il ne contient aucun sous-thème.

 

Séquences et Compteurs

La combinaison de ces deux paramètres permet la numérotation automatique des actes.

Pour que la numérotation des actes soit effective dans webactes, il est nécessaire de paramétrer les Séquences, les Compteurs et d’attribuer un Compteur à un type d’acte.

Séquences

Qu'est-ce qu'une séquence ? 

Une séquence est la manière dont sera nommé votre acte, il s'agit de sa nomenclature. Elle comporte plusieurs éléments : Le libellé qui sera couplé à un compteur numérique automatisé afin d'avoir des noms uniques.

Paramétrage de la séquence

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Séquences ».

Cliquer sur « Créer une séquence ».

• Libellé : nom de la séquence
• Commentaire : texte d'explication de l'utilisation de la séquence
• Numéro de séquence : dernier numéro de séquence utilisé, si "0", alors la prochaine séquence sera "1"

Remarque : la séquence peut être paramétrée de manière à commencer avec un chiffre défini par la collectivité. Ainsi, lorsque l'on démarre l'utilisation de webactes en cours d'année, la numérotation générée peut prendre la suite des numéros déjà attribués (si "123", alors la prochaine séquence sera "124").

Compteurs

Qu'est-ce qu'un compteur ?

Un compteur numérique permet de numéroter les actes de manière automatisée. Lorsque vous mettez en place un compteur, il pourra être associé à une séquence et donc afficher la référence globale de votre acte. Si vous commencez l'utilisation de webactes en cours d'année, vous pourrez commencer par un chiffre spécifique.

Procédure de paramétrage

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Compteurs ».

Cliquer sur « Créer un compteur ».

• Libellé : nom du compteur
• Commentaire : texte d'explication de l'utilisation du compteur
• Définition : format donné à la numérotation générée par ce compteur, une liste déroulante permet d'accéder aux variables du compteur
• Critère de réinitialisation : critère de réinitialisation du numéro de la séquence (année, mois ou jour)
• Séquence : séquence utilisée pour ce compteur

Remarque : Si webactes est couplé à un tiers de télétransmission de manière à pouvoir télétransmettre les actes en Préfecture , la numérotation de ceux-ci ne devra pas excéder 15 caractères et ne devra comporter que des chiffres, des lettres en majuscules et le caractère « _ ».

 

Gabarits et Modèles de document

Le GIP ARNia met à disposition des modèles documentaires standards.

Gabarits

Sur le modèle de délibération, on trouve deux espaces réservés aux « gabarits ».

Les gabarits de projet sont les textes par défaut présentés aux rédacteurs de projets afin de faciliter la saisie des textes. Un document éditable vierge ou comportant des éléments pré-remplis, avec une mise en forme personnalisée, est donc chargé dans l'application via ce menu.

Dans l’exemple ci-dessus, les deux gabarits sont entourés.

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Gabarits / textes par défaut ».

Cliquer sur « Créer un gabarit ».

• Nom : nom du gabarit affiché dans le formulaire de création d'acte
• Type de gabarit : choix entre "Acte" ou "Projet" ; ce qui correspond aux deux parties de textes différents à insérer dans la délibération
• Gabarit : le document éditable doit être chargé ici, au format odt

Remarque : les gabarits sont fournis par l’ARNia dans le cadre de l’offre standard.

Modèles de document

La génération d'un document consiste à récupérer les informations saisies dans webactes et les insérer dans un modèle défini par la collectivité.

Le menu "Modèles de document" permet de charger les modèles préalablement créés, afin qu'ils servent de base pour la génération documentaire.

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Modèles de document ».

Cliquer sur « Créer un modèle de document ».

• Nom : nom du modèle
• Type de génération : à choisir parmi « acte », « projet », « convocation », « note de synthèse », « liste des délibérations », « procès-verbal », selon le modèle
• Modèle : le document doit être chargé ici, au format odt

Remarque : les modèles de document sont fournis par l’ARNia dans le cadre de l’offre standard. Vous pourrez ajouter votre logo bien évidemment.

Groupes d’acteurs et Acteurs

Qu'est-ce qu'un acteur ? 

Un acteur correspond à un élu. Toute personne qui vote une délibération par exemple.

Si l'option « Mise en séance des projets » est activée, webactes permet de convoquer les acteurs aux séances, ainsi que d'enregistrer leurs votes.

 

Groupes d’acteurs

Qu'est-ce qu'un groupe d'acteurs ? 

Cela peut correspondre à un groupe d'élus (opposition, etc.).

Le menu permet de compartimenter les acteurs dans différents groupes afin d'attribuer certains types de séances à certains groupes d'acteurs. Il permet aussi d'envoyer la convocation et la note de synthèse uniquement aux acteurs concernés.

De plus, il permet, lors du traitement de la séance, de saisir les votes par groupe et non individuellement (exemple : le groupe « Majorité » vote « oui » et le groupe « Opposition » vote « non »).

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Groupes d’acteurs ».

Cliquer sur « Créer un groupe d’acteurs ».

Remarque : il est possible de désactiver ou supprimer un groupe.

Acteurs

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Acteurs ».

Cliquer sur « Créer un acteur ».

• Civilité : civilité de l'acteur (Madame, Monsieur, etc.)
• Nom : nom de l'acteur
• Prénom : prénom de l'acteur
• Adresse e-mail : adresse de messagerie électronique permettant de recevoir un mail contenant la convocation (via le module Mail Sécurisé de pastell)
• Téléphone mobile : numéro de téléphone
• Groupe d'acteurs : à choisir dans la liste déroulante (cf. partie "Groupes d'acteurs"). Un acteur peut appartenir à plusieurs groupes d'acteurs, à condition que ces groupes d'acteurs ne soient pas rattachés à un même type de séance.
• Ordre dans le conseil : numéro d'ordre dans la séance délibérante, ces numéros sont utilisés pour spécifier l'ordre des élus lors du vote

Remarque : Désactiver un acteur permet de le retirer de la liste des votants ainsi que de la liste des destinataires des convocations des séances à venir. Supprimer un acteur est possible, uniquement s'il n'a jamais voté un projet dans webactes.

 

Types d’actes

Le formulaire de création des types d’actes permet de configurer les actes traités dans webactes.

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Types d’actes ».

Cliquer sur « Créer un type d’acte ».

• Libellé : nom du type d'acte qui sera choisi par le rédacteur du projet
• Nature : liste fixée selon le protocole @ctes
• L'acte est-il télétransmissible ? : si l’option « oui » est choisie, l'acte sera à envoyer en télétransmission via le TdT S²LOW
• L'acte est-il délibérant ? : si l’option « oui » est choisie, l'acte pourra être rattaché à une séance
• Compteurs : à choisir dans la liste (cf. partie « Séquences et Compteurs »)
• Gabarits : à choisir dans la liste (cf. partie « Gabarits et Modèles de document »)
• Modèle de projet : à choisir dans la liste (cf. partie « Gabarits et Modèles de document »)
• Modèle d'acte : à choisir dans la liste (cf. partie « Gabarits et Modèles de document »)

 

Types de séance

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Types de séances ».

Cliquer sur « Créer un type de séance ».

• Libellé : le nom du type de séance sera affiché dans le formulaire de création de séance ainsi que dans le formulaire de création d'un acte
• La séance est-elle délibérante ? : définit si le type de séance impliquera un vote pour chaque acte ajouté à l'ordre du jour de la séance (seuls les projets associés à une séance délibérante seront soumis au vote)
• Type d'actes : les types d'actes qui pourront être ajoutés à l'ordre du jour de ce type de séance sont à choisir dans la liste déroulante (cf. partie « Types d’actes »)
• Groupes d'acteurs : les groupes d'acteurs qui seront convoqués à ce type de séance et qui procèderont au vote (si la séance est délibérante) sont à choisir dans la liste déroulante (cf. partie « Groupes d’acteurs et Acteurs »)
• Modèle de convocation : modèle utilisé pour générer un fichier de convocation envoyé aux acteurs (cf. partie Gabarits et Modèles de documents »)
• Modèle de note de synthèse : modèle utilisé pour générer un fichier de note de synthèse envoyé aux acteurs (cf. partie Gabarits et Modèles de documents »)
• Modèle de liste des délibérations : modèle utilisé pour générer un fichier qui liste les délibérations (cf. partie Gabarits et Modèles de documents »)
• Modèle de procès-verbal : modèle utilisé pour générer un fichier de procès-verbal (cf. partie Gabarits et Modèles de documents »)

 

Circuits

Ce menu permet de créer des circuits de validation des projets d’actes.

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Circuits ».

Cliquer sur « Créer un circuit ».

• Nom du circuit : libellé du circuit qui sera présenté aux rédacteurs lors du choix du circuit de validation
• Description : permet de décrire sommairement les étapes ou le cas d'usage du circuit créé

Il est possible de créer plusieurs étapes de validation successives.

Cliquer sur « Ajouter une étape ».

• Nom de l'étape : libellé de l’étape (le plus souvent la fonction du valideur)
• Type d'étape :
  • Simple : un seul valideur est désigné
  • Concurrent : plusieurs valideurs sont désignés mais il suffira qu'un seul valideur traite le projet pour que l'étape soit franchie
• Valideur : à choisir dans la liste déroulante parmi les utilisateurs webactes

Cliquer sur « Ajouter ».

Cliquer sur « Enregistrer le circuit » pour valider ce dernier.

 

Personnalisation

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Personnalisation ».

Ce menu permet d’ajouter une image de logo de la collectivité, ainsi que le nom de cette dernière.

Ces éléments seront affichés en haut du menu latéral.

Remarque : La taille recommandée pour afficher correctement l’image est de 38 pixels de largeur maximum.

 

Configuration

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Configuration ».

Selon les choix d’utilisation de webactes (génération des documents ou non, gestion des séances ou non, etc.).

Certaines configurations sont interdépendantes :

• Si la mise en séance des projets est désactivée, il faut également désactiver la numérotation automatique des actes, l'envoi des convocations et la génération des listes de délibérations et procès-verbaux.
• Si la rédaction des textes avec Collabora Online est désactivée, il faut également désactiver la génération des projets et des listes de délibérations et procès-verbaux.

 

Connexion Pastell

Ce menu permet de lier webactes à Pastell afin de rendre possible l’envoi en signature électronique des actes, ainsi que l’envoi des convocations et la télétransmission.

Dans le menu « Administration », cliquer sur « Connexion Pastell ».

Remarque : un compte technique pour webactes doit être créé dans Pastell en amont.

• Url de Pastell : adresse web de pastell
• Identifiant de connexion Pastell : identifiant du compte webactes sur pastell utilisé pour déposer les actes
• Mot de passe : mot de passe de l'utilisateur webactes sur pastell
• Identifiant de collectivité Pastell (id_e) : numéro de l'entité sur pastell
• Url de Slow : adresse web du Tiers De Télétransmission S²LOW sur laquelle seront transmis les actes à la Préfecture