Soumis par jkurtzmann le mar 02/07/2019 - 14:16

Comment saisir un contrat ?

Une fois le marché attribué, la dernière étape du processus consiste à créer le ou les contrats associés. Cette étape permet également de publier les données essentielles de vos marchés sur votre profil acheteur.

Pour rappel, il est obligatoire à partir du 01/10/2018 de publier les données essentielles de vos marchés.

Pour plus d'informations concernant vos obligations réglementaires liées à l'Open Data cliquez ici.

Les étapes finales d'une consultation

Une fois la Date Limite de Remise des Offres (DLRO) dépassée vous pouvez procéder à l'ouverture et à l'analyse des offres remises.

Une fois votre analyse terminée et votre choix arrêté saisissez votre action dans la Salle des Marchés selon les étapes suivantes (chaque étape est détaillée plus bas) :

Etape "Fin de l'analyse"

Une fois l'étape "ouverture et analyse" terminée, continuez le processus en cliquant sur

Votre consultation passe alors au statut "Décision".

Dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton d'action "Décision / Attribuer / Notifier"

Etape "Décision"

Dans cet onglet précisez pour chaque lot l'action à mener : attribuer le lot, le déclarer sans suite ou le déclarer infructueux.

Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes pour mener une action groupée (par exemple : attribuer plusieurs lots à un même fournisseur).

Etape "Sélection des attributaires"

Si vous choisissez l'action "Attribuer" il faut préciser à quel fournisseur parmi ceux ayant déposé une offre.

Une fenêtre s'ouvre avec la liste des attributaire possibles. A vous de sélectionner le titulaire.

Etape "Déclarer le contrat"

Pour chaque lot attribué, il est nécessaire d'apporter quelques informations supplémentaires en cliquant sur déclarer le contrat.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre sur les données du contrat, la plupart des informations sont déjà automatiquement renseignées.

Reste à compléter:

  • la référence aux Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) :
    • CCAG-FCS : Fournitures courantes ou Services
    • CCAG-Tx : Travaux
    • CCAG-PI : Prestations Intellectuelles
    • CCAG- MI: Marchés Industriels
    • CCAG-TIC : Techniques de l'Information et Communication
  • le montant maximal sur la durée complète du marché

Ou montant maximum estimé pour un accord-cadre, champ obligatoire même si votre accord-cadre ne comporte aucun montant maximum officiel vous devez fournir ici une estimation,

  • la forme du prix
    • Ferme : invariable pendant toute la durée du marché,
    • Ferme et actualisable : si un délai supérieur à 3 mois s’écoule entre la date à laquelle le candidat a fixé son prix dans l’offre et la date d’exécution le prix est actualisé,
    • Révisable : un  prix  qui  peut  être  modifié,  pour  tenir  compte  des  variations  économiques constatées pendant l’exécution du marché.
       
  • indiquez si vous souhaitez publier vos données essentielles

Vous avez obligation de le faire au plus tard deux mois après l'attribution.

Nota : exception faite des données dont la communication serait susceptible de porter atteinte à l’exercice des activités régaliennes de l’Etat et à l’intérêt général. Par exemple les  données pouvant porter atteinte au secret de la défense nationale, du secret de la conduite d’une politique extérieure, à la monnaie et au crédit public, au secret des affaires, au secret technique et scientifique...

  • les dates prévisionnelles du marché (à partir desquelles la durée maximum du marché est automatiquement calculée).

Etape "Notifier par messagerie"

Une fois le contrat créé, pensez à informer les fournisseurs de votre décision. Le menu déroulant vous permet d'accéder au module de messagerie sécurisée avec le courrier de notification pré-renseigné pour votre titulaire.

Nota 1 : pensez aussi à informer par messagerie sécurisée les entreprises non retenues avec un courrier de rejet.

Nota 2 : si le fournisseur a signé l'Acte d'Engagement (AE) de façon manuscrite, vous devez lui demander de vous envoyer l'original par courrier. Faites le ensuite signer en interne et archivez cette copie originale. Par ailleurs, envoyez la copie scannée de l'AE au Titulaire via la messagerie électronique.

Astuce : la procédure de notification s'avère donc plus simple lorsque l'AE est signé électroniquement par les deux parties. En savoir plus sur la signature électronique.

Etape "Notifier le contrat"

Vérifiez que l'attributaire a bien accusé réception de votre message :

Vous pouvez désormais passer à la notification définitive :

Les dates prévisionnelles sont automatiquement reprises, ajustez-les si besoin :

La consultation ou le lot passe en statut "Notification effectuée" :

Une fois validées de votre côté, les données essentielles de vos marchés sont visibles librement sur la plateforme de Territoire Numériques.

Pour savoir comment y accéder cliquez ici.

Conclusion : consulter la liste des contrats

Vos contrats sont consultables via une liste dédiée accessible depuis le menu latéral :