Comment saisir un contrat ?

Une fois le marché attribué, la dernière étape du processus consiste à créer le ou les contrats associés. Cette étape permet également de publier les données essentielles de vos marchés sur votre profil acheteur.

Pour rappel, il est obligatoire à partir du 1er janvier 2024 de publier les données essentielles de vos marchés sur data.gouv.fr.

"L'acheteur publie sur le portail national de données ouvertes les données essentielles des marchés répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieur à 40 000 euros hors taxes dans les deux mois suivant la notification du marché ou sa modification " (article R2196-1 du Code la Commande Publique).

Pour plus d'informations concernant vos obligations réglementaires liées à l'Open Data cliquez ici.
 

Les étapes finales d'une consultation

Une fois la Date Limite de Remise des Offres (DLRO) dépassée vous pouvez procéder à l'ouverture et à l'analyse des offres remises.

Une fois votre analyse terminée et votre choix arrêté, saisissez votre action dans la Salle des Marchés selon les étapes suivantes (chaque étape est détaillée ci-dessous) :

Etape "Fin de l'analyse"

Une fois l'étape "ouverture et analyse" terminée, continuez le processus en cliquant sur

Votre consultation passe alors au statut "Décision".

Cliquez sur le bouton "décision" pour pouvoir passer à l'étape suivante.

Etape "Décision"

Dans cet onglet précisez l'action à mener en utilisant la liste déroulante.

Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes pour mener une action groupée (par exemple : attribuer plusieurs lots à un même fournisseur).

Etape "Sélection des attributaires"

Si vous choisissez l'action "Attribuer", il faut préciser à quel fournisseur parmi ceux ayant déposé une offre.

Une fenêtre s'ouvre avec la liste des attributaire possibles.

A vous de sélectionner le titulaire et de valider votre choix.

Etape "Déclarer le contrat"

Le tableau de bord apparaît alors, et vous permettra de  déclarer votre  contrat.

Pour se faire, cliquez sur l'icône "fiche contrat" située à droite dans le bloc action.

Légende : 

1 : Fiche contrat 

2: Publier le contrat - notifier par messagerie

3: Supprimer 

Une nouvelle fenêtre s'ouvre sur votre fiche contrat.

Certaines informations sont déjà automatiquement remplies et d'autres sont à compléter. Pour renseigner toutes vos données, cliquez sur le pictogramme "crayon" situé en haut à droite de votre écran.

4 blocs apparaissent et vous devrez renseigner les champs mentionnés (ceux avec astérisques sont obligatoires) : 

Le bloc 1 correspond aux informations du contrat. Utilisez les listes déroulantes à disposition.

Pensez à activer le bouton radio "publication aux données essentielles" (passage du bouton au vert).

Le bloc 2 correspond aux dates. Vous pouvez renseigner des dates prévisionnelles que vous modifierez par la suite.

Le bloc 3 correspond aux montants. Utilisez les listes déroulantes proposées et activez le bouton radio en cas d'attribution d'une avance.

Le bloc 4 correspond au(x) considération(s) sociale(s) et environnementale(s). Activez les boutons radio et renseignez les champs demandés si votre marché comporte ces clauses.

Une fois vos données renseignées, vous pouvez cliquer sur "valider". Vous retournerez directement sur votre tableau de bord.

Etape "Notifier par messagerie"

Une fois le contrat créé, vous pouvez informer les fournisseurs de votre décision en cliquant sur le pictogramme "enveloppe".

Pour accéder à cette messagerie, les données de votre contrat doivent être renseignées au préalable.

Un message apparaitra en vous rappelant les dates réelles renseignées. 

La date réelle de notification sera reprise automatiquement dès que le prestataire ouvrira votre courrier de notification.

Vous accédez directement à votre messagerie sécurisée.

Rédigez votre message et envoyez votre notification à l'attributaire sélectionné.

Un fois que avez récupéré l'accusé réception de votre courrier de notification, le contrat sera automatiquement notifié.

De plus, la date de notification sera elle aussi automatiquement insérée.

Votre contrat passera alors à l'état "notifié".

Complétez les dates manquantes, à savoir la date réelle de fin de contrat et celle maximale en cliquant sur le pictogramme "crayon" situé en haut à gauche.

Vos données pourront alors être envoyées vers data.gouv.fr

N.B. : Si vous avez notifié votre marché avant de déclarer vos données, vous pouvez renseigner  directement les dates réelles de votre marché dans votre fiche contrat.

Etape " Publier le contrat " 

Les données de votre marché sont correctement renseignées avec les dates réelles de votre marché.

Vous pouvez donc envoyer vos données essentielles sans passer par la messagerie sécurisée (solution de contournement).

Cliquez sur le pictogramme "publier le contrat" se trouvant à droite dans le bloc "action".

Une fenêtre apparaît vous demandant de confirmer votre choix.

L'action étant immédiate et irréversible, pensez à bien vérifier les dates de votre marché.

Une fois que avez cliqué sur "oui", votre marché passe à l'état de "en cours" et vos données essentielles sont envoyées automatiquement sur data.gouv.fr.

Etape " Suivi de la publication de vos données essentielles " 

Une fois validées de votre côté, les données essentielles de vos marchés sont visibles depuis votre fiche contrat.

Pour cela, cliquez sur "fiche contrat":

Puis, dirigez vous dans le dernier bloc intitulé "données essentielles" où vous pourrez suivre l'avancé de la publication de vos données essentielles.

Conclusion : consulter la liste des contrats

Pour consulter vos contrats, cliquez sur "exécution", puis "tous les contrats".

Une recherche rapide est également possible. Pour cela, tapez la référence de votre marché dans la barre de recherche.

Vous retrouverez alors le tableau de suivi de vos contrats.

Recherchez un contrat si vous souhaitez obtenir plus de détails sur celui-ci ou apporter des modifications. 

Le détail du nouveau tableau de suivi se décompose comme suit :

1 : boutons d'action : fiche contrat, publier le contrat, notifier par messagerie, supprimer.

2 : accès à la fiche contrat et suivi de la publication de vos données essentielles.

3 : statut de votre contrat selon son avancement : à notifier, notifié, en cours, clos et archivé.

Fin

Comment saisir un acte modificatif (avenant ou acte de sous traitance) à un contrat ? Cliquez ici